Een belangrijke stap in de uitvoering van complexe, technische projecten omvat requirements management. Requirements management is een onderdeel van systems engineering en beschrijft het proces van het verzamelen, documenteren, analyseren, traceren, prioriteren en beheren van de eisen en wensen gedurende de gehele levenscyclus van een project. Het doel is om ervoor te zorgen dat het eindresultaat of eindproduct van het project voldoet aan de verwachtingen en behoeften van de klant, terwijl tegelijkertijd wordt voldaan aan technische, wettelijke en zakelijke randvoorwaarden. In de praktijk zien wij toch dat veel organisaties moeite hebben om requirements scherp te krijgen en goed te beheren gedurende het project.
Wat houdt requirements management in?
Het vastleggen van goede requirements (of eisen) is essentieel om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen in een project – zoals stakeholders, engineers, testers – een helder beeld hebben aan welke eisen het eindproduct moet voldoen. Dit zorgt ervoor dat het eindproduct of systeem voldoet aan de behoeften en verwachtingen van de klant en stakeholders, rekening houdt met beperkingen (zoals budget, tijd en technische limitaties) en in lijn is met de zakelijke doelen.
Requirements management omvat een aantal basis principes, waaronder: betrokkenheid van stakeholders; het verzamelen en documenteren van vereisten; analyseren en prioriteren van eisen; validatie en verificatie; traceerbaarheid; change management en communicatie. De principes worden onder de figuur verder uitgewerkt.
- Betrokkenheid van stakeholders
- Het identificeren en betrekken van stakeholders.
- Het betrekken van belanghebbenden vroegtijdig en regelmatig bij het proces helpt om hun wensen en verwachtingen te begrijpen.
- Zorg voor overeenstemming. Door belanghebbende te betrekken in het proces en vereisten te reviewen zorg je ervoor dat er overeenstemming is en worden misverstanden voorkomen.
- Verzamelen en documenteren van eisen
- Het verzamelen van functionele en niet functionele eisen van stakeholders op een systematische manier
- Requirements moeten helder en ondubbelzinnig zijn, zodat iedereen dezelfde interpretatie heeft
- Het vastleggen van eisen in een begrijpelijk requirements document of systeem
- Analyseren en prioriteren van eisen
- Evalueer requirements zodat deze duidelijk, compleet en haalbaar zijn
- Bepaal welke requirements het belangrijkst zijn, aangezien niet alle eisen gelijktijdig geadresseerd kunnen worden
- Validatie en verificatie
- Het valideren van de vastgelegde requirements volgens de behoeften van stakeholders.
- Het verifiëren van het eindproduct zodat deze aan alle gevalideerde eisen voldoet en dat alle requirements correct geïmplementeerd zijn zoals gespecificeerd.
- Traceerbaarheid
- Vereisten moeten gekoppeld worden aan de bron-, ontwerp-, implementatie-, en testfase.
- Elk vereiste moet getraceerd kunnen worden gedurende de levencyclus van het project. Hierdoor kunnen wijzigingen worden bijgehouden en kan geverifieerd en gevalideerd worden dat aan alle vereisten wordt voldaan tijdens testen en implementatie
- Change management. Gedurende het project kunnen vereisten veranderen vanwege veranderende prioriteiten, nieuwe risico’s of opkomende technologieën. Controleer regelmatig de vereisten bij belanghebbenden en beoordeel eventuele wijzigingen om ervoor te zorgen dat deze aansluiten bij de bedrijfsdoelstellingen.
- Implementeer een gestructureerd proces voor wijzigingsbeheer, zodat wijzigingen in vereisten gedocumenteerd, beoordeeld en gekeurd kunnen worden
- Evalueer de potentiele impact van wijzigingen op het project of andere requirements
- Communicatie
- Heldere communicatie voorkomt misverstanden en maakt requirements toegankelijk voor alle belanghebbenden en projectleden
- Door belanghebbenden regelmatig updates te geven over de status van requirements, zorg je voor transparantie.
Waarom goede requirements management nodig is
Een voorbeeld van een project waarbij het belang van goede requirements management blijkt, is een project waarbij een luxe superyacht werd gebouwd. Toen de klant bij oplevering van het project over zijn spiksplinternieuwe superyacht liep, viel hem op dat de geplaatste schuifdeuren niet naar wens waren. De klant had immers elektrische schuifdeuren verwacht die automatisch open en dicht gaan, terwijl de geplaatste schuifdeuren met de hand bediend moesten worden. Dit voorbeeld illustreert hoe de verwachting van de klant (elektrische schuifdeuren) niet duidelijk vastgelegd en vertaald waren naar heldere eisen, wat resulteerde in een vertraging van het project en een extra kostenpost voor het vervangen van alle schuifdeuren voor een elektrische variant.
Zoals het voorbeeld illustreert, is een goede requirements management essentieel voor het voorkomen van misverstanden, die kunnen leiden tot fouten en dure herwerkingen zoals in het voorbeeld. Naast het verminderen van risico’s en fouten, is eisen management belangrijk voor het verbeteren van de besluitvorming en draagt het bij aan project succes. Doordat vereisten duidelijk en goed gedocumenteerd zijn, is er een helder begrip van het doel van het project. Hierdoor worden strategische beslissingen vergemakkelijkt en zorgt het tot geïnformeerde en datagedreven beslissingen. Requirements management helpt organisaties om verwachtingen van belanghebbenden helder te maken en te realiseren. Het vermindert misverstanden en stimuleert effectieve samenwerking tussen teams. Door mogelijke knelpunten al in een vroeg stadium te signaleren en aan te pakken, neemt de kans aanzienlijk toe dat het project succesvol wordt afgerond binnen de beoogde tijd en budget.
Hoe FLIX consultancy kan helpen met requirements management
Zo zorgen we ervoor dat complexe projecten onder controle blijven en opleveren wat écht nodig is. Goede requirements vormen de fundering voor planning, ontwerp, ontwikkeling en kwaliteitscontrole. Bij FLIX Consultancy combineren we datagedreven werken met low-code oplossingen om requirements management naar een hoger niveau te tillen.
Wij helpen organisaties bij:
- Het in kaart brengen en structureren van requirements met de juiste data-analyse en visualisaties.
- Het opzetten van een duidelijke governance rondom requirements, inclusief wijzigingsbeheer.
- Het versnellen van het proces door requirements direct te vertalen naar werkende low-code prototypes.
- Het borgen van de aansluiting tussen de requirements en de strategische doelstellingen van de organisatie.
Meer weten of FLIX consultancy kan helpen met het opzetten van requirements management voor uw organisatie? Neem gerust contact op!
